Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais :
Documentos Contábeis
Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
- notas de compra/serviços
- notas de vendas/serviços
- extratos bancários
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cópias de cheques
- comprovantes de débitos/créditos bancários
- outros documentos contabilizados
Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos :
100 - |
FEDERAL |
200 - |
ESTADUAL |
300 - |
MUNICIPAL |
400 - |
MINISTÉRIO DO TRABALHO |
500 - |
CONTRATOS |
600 - |
INSS |
700 - |
SINDICAL |
800 - |
DIVERSOS |
Por sua vez, cada setor é dividido em:
101 - |
Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) |
102 - |
Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica |
103 - |
Ficha de Alteração do CNPJ |
104 - |
Pedido de Restabelecimento do CNPJ |
105 - |
Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF |
106 - |
Comunicações de Aumento de Capital |
107 - |
Demonstrativos dos Duodécimos |
108 - |
CAIF |
109 - |
Comunicações de IPI e IRPJ |
110 - |
DIRF |
111 - |
Cartão do CNPJ |
112 - |
Notificações - Auto de Infrações |
113 - |
Baixa do CNPJ |
114 - |
Certidão Negativa por Encerramento de Atividades |
115 - |
Programa de Alimentação ao Trabalhador |
116 - |
DNER |
117 - |
Defesas |
118 - |
Utilidade Pública |
119 - |
Parcelamentos |
120 - |
Termo de Opção - Simples |
121 - |
Autorização do DAC |
122 - |
IPEM |
123 - |
Divisão de Censura de Diversões Públicas |
124 - |
CADE - SDE |
201 - |
Declaração Cadastral (DECA) |
202 - |
Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) |
203 - |
Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) |
204 - |
Índice de Participação dos Municípios (DIPAM) |
205 - |
Licença da CETESB |
206 - |
Demonstrativo das Operações Interestaduais |
207 - |
Certidão Negativa do ICM |
208 - |
Autorização para Confecção de Notas Fiscais |
209 - |
Auto de infração |
210 - |
Parcelamento do ICM |
211 - |
Notificações |
212 - |
FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte |
213 - |
Declarações |
214 - |
Alvará de Utilização - Secr. Saúde |
215 - |
Modelos de Notas Fiscais |
216 - |
Comprovação ZONA FRANCA |
217 - |
Conselho Regional de Educação |
218 - |
Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma) |
219 - |
IBDF - IBAMA |
220 - |
Defesas |
221 - |
Licença da Divisão do Exercício Profissional |
222 - |
Utilidade Pública |
223 - |
Declaração de Microempresa |
224 - |
Laudos Técnicos |
225 - |
Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados |
226 - |
Vigilância Sanitária |
301 - |
Guia de Inscrição ou Atualização |
302 - |
Ficha de Inscrição no CCM |
303 - |
Taxas de Licença |
304 - |
Certidão Negativa do ISS |
305 - |
Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME) |
306 - |
Cadastramento de Anúncios (CADAN) |
307 - |
Pedido de Vistoria |
308 - |
Comunicados |
309 - |
Imposto Predial |
310 - |
Auto de Infração e Intimação |
311 - |
Autorização para Impressão de Notas Fiscais |
312 - |
Habite-se / Auto Vistoria |
313 - |
Alvará de Funcionamento |
314 - |
Defesas |
315 - |
Utilidade Pública |
316 - |
Declaração de Microempresa |
317 - |
Parcelamentos |
318 - |
Cancelamentos |
319 - |
CONTRU/FICAM |
320 - |
Regime Especial |
- 400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
401 - |
Cadastro de Empresas |
402 - |
Relação de Empregados Menores |
403 - |
RAIS / DCPIS |
404 - |
CIPA |
405 - |
Certificados de Aprendizagem SENAI |
406 - |
Reclamações Trabalhistas - Defesas |
407 - |
Notificações/ Processos/ Autos de Infração |
408 - |
Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI |
409 - |
Defesas |
410 - |
Acordo de Compensação |
411 - |
Laudos Técnicos |
501 - |
Contrato Social - Ata de Constituição |
502 - |
Alterações de Contrato |
503 - |
Contrato de Locação |
504 - |
Contrato de Uso de Veículos |
505 - |
Cadastro da JUCESP |
506 - |
Contrato de Assessoria |
507 - |
Contrato de Prestação de Serviços |
508 - |
Reuniões |
509 - |
Publicações em Jornais |
510 - |
Atas |
511 - |
Contratos Diversos |
512 - |
Comprovante de Caução de Locação |
513 - |
Certidão Breve Relato - JUCESP |
514 - |
Xerox das Exigências - JUCESP |
515 - |
Declaração de Alienação de Participações Societárias |
516 - |
Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. |
517 - |
Notificações |
518 - |
Defesas |
519 - |
Recadastramento - São Paulo Firma |
520 - |
Buscas Jucesp/Cartórios |
601 - |
Pedido de Matrícula (Inicial) |
602 - |
Certificado de Matrícula |
603 - |
Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC) |
604 - |
Certificado de Regularidade de Situação |
605 - |
Certificado de Quitação |
606 - |
Certificado de Taxa de Seguro |
607 - |
Demonstrativo dos Salários de Contribuição |
608 - |
C..B. |
609 - |
Alterações: Nome, Endereço, CGC |
610 - |
Declarações de Rendimento do INSS |
611 - |
Comprovante Inscrição Contribuição Individual |
612 - |
Carnês dos Sócios |
613 - |
Recadastramento |
614 - |
Autos de Infração |
615 - |
Defesas |
616 - |
SESI |
617 - |
Termo Ação Fiscal – TAF |
618 - |
Parcelamentos |
701 - |
Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador |
702 - |
Conselho Regional de Farmácia |
703 - |
Dissídios Coletivos |
704 - |
Acordos |
705 - |
SENAI - CIESP - FIESP |
706 - |
FINAME |
707 - |
Certidões e Registros |
708 - |
CRA |
709 - |
CORCESP |
710 - |
Conselho Regional de Contabilidade |
711 - |
CRECI |
712 - |
CREA |
713 - |
Correspondência Sindicato Patronal |
714 - |
CONAR (Legislação e Processos) |
715 - |
SUSEP |
716 - |
Certidão Negativa de Débito Salarial |
717 - |
Conselho Regional de Medicina |
718 - |
EMBRATUR |
719 - |
Conselho Nacional do Cinema |
801 - |
CACEX |
803 - |
Certidão de Registro de Capital Estrangeiro |
804 - |
Procurações / Declarações |
805 - |
Balanços e Balancetes |
806 - |
Documentos dos Sócios ( xerox ) |
807 - |
Marcas e Patentes |
808 - |
Correspondências |
809 - |
Consultas |
810 - |
Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS |
811 - |
Escrituras |
812 - |
Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP |
813 - |
Ajustes de Balanço |
814 - |
Laudo de Avaliação |
815 - |
Relatórios |
816 - |
Inventário |
817 |
Depósito Inicial |
818 |
Cadastro de Fornecedores e Associações |
819 |
Convocações |
820 - |
Atestado de Residência e Capacidade Técnica |
821 - |
Cadastro de Bancos |
822 - |
Mapas de Depreciações |
823 - |
Alvarás |
824 - |
Seguros |
825 - |
Carta de Fiança |
826 - |
Eletrobras |
827 - |
BNDES |
828 - |
Consórcios |
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
1- |
Guias de Recolhimento do INSS |
9 - |
Guias de Apuração e Recolhimento do ICM |
2- |
Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS |
10 - |
Guias de Apuração e Recolhimento do IPI |
3 - |
Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social |
11 - |
|
4 - |
Guias de Recolhimento do ISS |
12 - |
|
5 - |
Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados |
13 - |
Orientações e Comunicados |
6 - |
Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS |
14 - |
Memos – Empresa Contábil |
7 - |
Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial |
15 - |
|
8 - |
Folhas e Envelopes de Pagamento |
16 - |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PASTA C/3 |
PASTA D/4 |
|
|
|
|
17- |
Balanços |
25 - |
Fichas Financeiras e Informes de Rendim. |
18- |
Balancetes |
26 - |
Folhas de Pagamento e Pro-Labore |
19- |
Cadastros e Declarações |
27 - |
|
20- |
IBGE |
28 - |
|
21- |
DCTF |
29 - |
|
22- |
|
30 - |
|
23- |
|
31 - |
|
24- |
|
32 - |
Documentos dos Autônomos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PASTA E/5 |
|
|
|
FUNCIONÁRIOS |
|
|
33- |
|
|
40 – Empregados Desligados |
34- |
|
|
40.1 - |
35- |
|
|
40.2 - |
36- |
|
|
40.3 - |
37- |
|
|
40.4 - |
38- |
|
|
40.5 - |
39- |
|
|
40.6 - |
|
|
|
40.7 - |
|
|
|
40.8 - |
|
|
|
40.9 - |
|
|
|
40.10 - |
|
|
|
|
Prazos para guarda de documentos
A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.