Uma novidade e requisito de grande monta para as áreas de processo e sistemas nas empresas será a integração dos sistemas financeiros ao processo de apuração tributária. A reforma tributária sobre o consumo que estabeleceu o IVA dual (CBS e IBS) , introduziu também que a etapa de creditamento deverá ser sincronizada com os pagamentos das aquisições de bens e serviços. 

O desafio não é impossível, contudo, não é algo natural para muitas organizações. Vejamos os acontecimentos que tivemos na integração dos sistemas, processos e equipes na gestão de tributos previdenciários e retenções ocorrido com a introdução da EFD-REINF, eSocial e DCTFweb. Foram inúmeros questionamentos sobre tarefas, responsabilidades e fluxos operacionais nas empresas. Os processos, em cada, organização se assentou e atualmente os “ruídos” são bastante restritos. 

As novas rotinas contemplarão, provavelmente, uma conciliação entre o que foi pago efetivamente no período de apuração em relação às habilitações de créditos de IBS e CBS. Esta conciliação será, em cada organização, estabelecida para garantir que os créditos tributários sejam tomados no tempo adequado – sincronizado com os pagamentos e cujas operações estejam atendendo aos demais requisitos fiscais. Em outras palavras, o que atualmente está sob a égide da equipe fiscal na apuração será partilhado com a equipe financeira.

Atualmente, nossas rotinas de apuração tributária tem uma pequena interface quando as operações requerem pagamento antecipado de tributos estaduais. O pagamento de Guias Nacionais de Arrecadação Estadual – GNRE para autorização de circulação de mercadorias é o máximo de integração atualmente. 

Como digo nas aulas de pós-graduação, os sistemas tributários devem contemplar uma visão holística, completa, ampla das rotinas tributárias, fiscais e contábeis. E a partir de janeiro de 2026 também incluiremos a rotina financeira, para atendimento do art. 27 do Projeto de Lei Complementar 68/2024.

Se atualmente as empresas não estabelecem responsabilidades quanto a valores e critérios nas rotinas financeiras de conta a pagar para as retenções de tributos federais e previdenciários, provavelmente terão novamente que decidir como serão as responsabilidades no novo cenário. 

A integração será requisito, todavia, cada empresa terá seus critérios para estabelecer a forma, prazos e condições para observância dos requisitos fiscais estatais. Ainda que haja alternativas de implementação nas empresas, preliminarmente, é possível considerar que haverá mais tarefas que poderão ser automatizadas (ou não). 

Os volumes, riscos e características como processo distribuído ou centralizado, sistemas únicos ou múltiplos, BPOs financeiros de terceiros entre outras características serão definidores para estabelecer os novos processos e características nos sistemas.

Eu sou consultor e professor Mauro Negruni. Sócio fundador de uma consultoria focada em processos e sistemas de gestão. Atuo na integração de informações fiscais para gerar melhorias de processos e qualificação no âmbito das obrigações acessórias e tributação. Me encontre no LinkedIn e Instagram por @mauronegruni.