Empresas de todo o país iniciam nesta terça-feira (1º) os testes com o novo modelo de nota fiscal eletrônica, previsto na reforma tributária. A nova versão da NF-e e NFC-e será obrigatória a partir de janeiro de 2026 e visa padronizar o processo de emissão de documentos fiscais no Brasil. A mudança está inserida no contexto da Emenda Constitucional 132/2023 e da Lei Complementar 214/2025, que criaram os tributos IBS, CBS e IS para substituir os atuais impostos federais, estaduais e municipais até 2033.

 

Reforma tributária exige novo layout para a nota fiscal

Com a reformulação da estrutura tributária, a emissão de notas fiscais eletrônicas também passará por ajustes. A nova nota fiscal eletrônica adotará um layout único para todo o país, substituindo os modelos individualizados utilizados por estados e municípios.

A padronização atinge tanto a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) quanto a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), abrangendo o comércio, prestadores de serviços e a indústria.

O principal objetivo é simplificar o cumprimento das obrigações acessórias e permitir maior controle da arrecadação por parte do Fisco, reduzindo inconsistências e erros na declaração dos tributos.

Quais são as principais mudanças na nova nota fiscal?

Entre as alterações, destacam-se os campos específicos para preenchimento de informações sobre os novos tributos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).

O novo layout exigirá o detalhamento de tributos por item vendido, incluindo alíquotas, bases de cálculo, regimes especiais (como monofásico e crédito presumido), devoluções e incentivos fiscais.

Essas mudanças impactam diretamente os sistemas de gestão fiscal das empresas, que precisarão adaptar seus ERPs e treinar equipes para lidar com os novos campos e regras técnicas.

Fase de testes inicia em julho, com produção liberada em outubro

De acordo com o cronograma divulgado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS e da CBS, o ambiente de homologação do novo modelo foi aberto nesta terça-feira, 1º de julho.

A partir de outubro de 2025, o novo layout poderá ser utilizado em ambiente de produção por empresas que desejarem se antecipar à obrigatoriedade.

Durante esse período, o preenchimento dos campos relacionados ao IBS, CBS e IS será opcional, mas altamente recomendado para testes e ajustes.

Nova nota fiscal será obrigatória em janeiro de 2026

A obrigatoriedade do novo modelo entra em vigor a partir de 1º de janeiro de 2026. A partir dessa data, empresas que continuarem emitindo notas no formato antigo poderão ter seus documentos rejeitados pelo sistema nacional.

A rejeição de notas fiscais pode comprometer o registro de vendas, afetar o faturamento, causar atrasos logísticos e até gerar penalidades fiscais. Por isso, o período de transição é considerado essencial para a adaptação segura dos contribuintes.

Rejeições mais comuns no novo sistema

A Receita Federal já indicou que algumas falhas recorrentes poderão causar rejeição das notas eletrônicas a partir de 2026. Exemplos incluem:

• IBS estadual abaixo do percentual mínimo permitido;
• IBS municipal zerado, o que não será aceito;
• Campos obrigatórios para IBS ou CBS não preenchidos;
• Erros na identificação de regime tributário ou benefícios fiscais.

Essas falhas deverão ser evitadas com atualizações sistêmicas e treinamento adequado dos responsáveis pela emissão de notas fiscais.

Modelo atual continua durante a transição

O modelo atual de notas fiscais continuará válido durante todo o ano de 2025. A convivência entre os dois sistemas foi prevista para permitir uma transição gradual e segura.

Segundo a cartilha da Fenacon e notas técnicas da Receita Federal, o uso do novo modelo será facultativo até dezembro de 2025. Durante esse período, as empresas poderão testar a integração com seus sistemas e garantir conformidade antes da exigência formal.

Esse modelo de transição também permite que o Fisco aperfeiçoe os layouts, corrija eventuais falhas técnicas e regulamente pendências ainda em discussão no Congresso Nacional.

Impactos da nova nota fiscal para empresas e contadores

Para as empresas, a mudança representa a necessidade de investimentos em tecnologia, atualização de sistemas e capacitação de colaboradores. Os escritórios contábeis terão papel estratégico no processo de adequação, orientando clientes e ajustando rotinas internas.

“O novo modelo traz ganhos de padronização, mas também exige atenção redobrada dos contribuintes. É fundamental iniciar os testes o quanto antes”, afirma Sérgio Approbato, presidente da Fenacon.

O impacto será especialmente significativo para negócios com operação interestadual, que atualmente enfrentam divergências entre sistemas estaduais e precisam gerenciar layouts distintos de NF-e.

Reforma tributária amplia digitalização e controle fiscal

A implementação da nova nota fiscal faz parte do processo de transformação digital do Fisco brasileiro. Ao centralizar a emissão e estrutura das notas, a Receita Federal e os fiscos estaduais e municipais ganham maior visibilidade sobre as operações econômicas.

Além disso, a medida reduz a margem para fraudes, aumenta a eficiência na arrecadação e simplifica a vida das empresas no longo prazo, ao eliminar redundâncias e sobreposição de obrigações acessórias.

Com a criação do Portal Nacional da Reforma Tributária, o governo federal planeja integrar também a escrituração contábil e fiscal em um único ambiente, com entrega unificada das declarações e cruzamento inteligente de dados.

Empresas devem iniciar preparação imediatamente

Embora a obrigatoriedade entre em vigor apenas em janeiro de 2026, especialistas recomendam que as empresas iniciem o quanto antes os ajustes necessários para evitar imprevistos na virada do sistema.

Entre as ações prioritárias estão:

• Contratar consultoria especializada em reforma tributária;
• Atualizar sistemas de ERP e emissão fiscal com os novos layouts;
• Capacitar equipes internas e revisar processos de compliance;
• Realizar testes no ambiente de homologação disponibilizado pela Receita.

Nova nota fiscal exige planejamento e ação imediata

A nova nota fiscal eletrônica marca uma das etapas mais relevantes da reforma tributária em curso. A transição exigirá esforço conjunto de empresas, contadores e fornecedores de tecnologia para garantir conformidade e continuidade nas operações.

Com o cronograma oficial já em andamento, quem se preparar com antecedência terá vantagens competitivas e menos riscos operacionais.