Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais :
Documentos Contábeis
Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
- notas de compra/serviços
- notas de vendas/serviços
- extratos bancários
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cópias de cheques
- comprovantes de débitos/créditos bancários
- outros documentos contabilizados
Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos :
| 100 - |
FEDERAL |
| 200 - |
ESTADUAL |
| 300 - |
MUNICIPAL |
| 400 - |
MINISTÉRIO DO TRABALHO |
| 500 - |
CONTRATOS |
| 600 - |
INSS |
| 700 - |
SINDICAL |
| 800 - |
DIVERSOS |
Por sua vez, cada setor é dividido em:
| 101 - |
Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) |
| 102 - |
Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica |
| 103 - |
Ficha de Alteração do CNPJ |
| 104 - |
Pedido de Restabelecimento do CNPJ |
| 105 - |
Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF |
| 106 - |
Comunicações de Aumento de Capital |
| 107 - |
Demonstrativos dos Duodécimos |
| 108 - |
CAIF |
| 109 - |
Comunicações de IPI e IRPJ |
| 110 - |
DIRF |
| 111 - |
Cartão do CNPJ |
| 112 - |
Notificações - Auto de Infrações |
| 113 - |
Baixa do CNPJ |
| 114 - |
Certidão Negativa por Encerramento de Atividades |
| 115 - |
Programa de Alimentação ao Trabalhador |
| 116 - |
DNER |
| 117 - |
Defesas |
| 118 - |
Utilidade Pública |
| 119 - |
Parcelamentos |
| 120 - |
Termo de Opção - Simples |
| 121 - |
Autorização do DAC |
| 122 - |
IPEM |
| 123 - |
Divisão de Censura de Diversões Públicas |
| 124 - |
CADE - SDE |
| 201 - |
Declaração Cadastral (DECA) |
| 202 - |
Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) |
| 203 - |
Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) |
| 204 - |
Índice de Participação dos Municípios (DIPAM) |
| 205 - |
Licença da CETESB |
| 206 - |
Demonstrativo das Operações Interestaduais |
| 207 - |
Certidão Negativa do ICM |
| 208 - |
Autorização para Confecção de Notas Fiscais |
| 209 - |
Auto de infração |
| 210 - |
Parcelamento do ICM |
| 211 - |
Notificações |
| 212 - |
FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte |
| 213 - |
Declarações |
| 214 - |
Alvará de Utilização - Secr. Saúde |
| 215 - |
Modelos de Notas Fiscais |
| 216 - |
Comprovação ZONA FRANCA |
| 217 - |
Conselho Regional de Educação |
| 218 - |
Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma) |
| 219 - |
IBDF - IBAMA |
| 220 - |
Defesas |
| 221 - |
Licença da Divisão do Exercício Profissional |
| 222 - |
Utilidade Pública |
| 223 - |
Declaração de Microempresa |
| 224 - |
Laudos Técnicos |
| 225 - |
Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados |
| 226 - |
Vigilância Sanitária |
| 301 - |
Guia de Inscrição ou Atualização |
| 302 - |
Ficha de Inscrição no CCM |
| 303 - |
Taxas de Licença |
| 304 - |
Certidão Negativa do ISS |
| 305 - |
Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME) |
| 306 - |
Cadastramento de Anúncios (CADAN) |
| 307 - |
Pedido de Vistoria |
| 308 - |
Comunicados |
| 309 - |
Imposto Predial |
| 310 - |
Auto de Infração e Intimação |
| 311 - |
Autorização para Impressão de Notas Fiscais |
| 312 - |
Habite-se / Auto Vistoria |
| 313 - |
Alvará de Funcionamento |
| 314 - |
Defesas |
| 315 - |
Utilidade Pública |
| 316 - |
Declaração de Microempresa |
| 317 - |
Parcelamentos |
| 318 - |
Cancelamentos |
| 319 - |
CONTRU/FICAM |
| 320 - |
Regime Especial |
- 400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
| 401 - |
Cadastro de Empresas |
| 402 - |
Relação de Empregados Menores |
| 403 - |
RAIS / DCPIS |
| 404 - |
CIPA |
| 405 - |
Certificados de Aprendizagem SENAI |
| 406 - |
Reclamações Trabalhistas - Defesas |
| 407 - |
Notificações/ Processos/ Autos de Infração |
| 408 - |
Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI |
| 409 - |
Defesas |
| 410 - |
Acordo de Compensação |
| 411 - |
Laudos Técnicos |
| 501 - |
Contrato Social - Ata de Constituição |
| 502 - |
Alterações de Contrato |
| 503 - |
Contrato de Locação |
| 504 - |
Contrato de Uso de Veículos |
| 505 - |
Cadastro da JUCESP |
| 506 - |
Contrato de Assessoria |
| 507 - |
Contrato de Prestação de Serviços |
| 508 - |
Reuniões |
| 509 - |
Publicações em Jornais |
| 510 - |
Atas |
| 511 - |
Contratos Diversos |
| 512 - |
Comprovante de Caução de Locação |
| 513 - |
Certidão Breve Relato - JUCESP |
| 514 - |
Xerox das Exigências - JUCESP |
| 515 - |
Declaração de Alienação de Participações Societárias |
| 516 - |
Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. |
| 517 - |
Notificações |
| 518 - |
Defesas |
| 519 - |
Recadastramento - São Paulo Firma |
| 520 - |
Buscas Jucesp/Cartórios |
| 601 - |
Pedido de Matrícula (Inicial) |
| 602 - |
Certificado de Matrícula |
| 603 - |
Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC) |
| 604 - |
Certificado de Regularidade de Situação |
| 605 - |
Certificado de Quitação |
| 606 - |
Certificado de Taxa de Seguro |
| 607 - |
Demonstrativo dos Salários de Contribuição |
| 608 - |
C..B. |
| 609 - |
Alterações: Nome, Endereço, CGC |
| 610 - |
Declarações de Rendimento do INSS |
| 611 - |
Comprovante Inscrição Contribuição Individual |
| 612 - |
Carnês dos Sócios |
| 613 - |
Recadastramento |
| 614 - |
Autos de Infração |
| 615 - |
Defesas |
| 616 - |
SESI |
| 617 - |
Termo Ação Fiscal – TAF |
| 618 - |
Parcelamentos |
| 701 - |
Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador |
| 702 - |
Conselho Regional de Farmácia |
| 703 - |
Dissídios Coletivos |
| 704 - |
Acordos |
| 705 - |
SENAI - CIESP - FIESP |
| 706 - |
FINAME |
| 707 - |
Certidões e Registros |
| 708 - |
CRA |
| 709 - |
CORCESP |
| 710 - |
Conselho Regional de Contabilidade |
| 711 - |
CRECI |
| 712 - |
CREA |
| 713 - |
Correspondência Sindicato Patronal |
| 714 - |
CONAR (Legislação e Processos) |
| 715 - |
SUSEP |
| 716 - |
Certidão Negativa de Débito Salarial |
| 717 - |
Conselho Regional de Medicina |
| 718 - |
EMBRATUR |
| 719 - |
Conselho Nacional do Cinema |
| 801 - |
CACEX |
| 803 - |
Certidão de Registro de Capital Estrangeiro |
| 804 - |
Procurações / Declarações |
| 805 - |
Balanços e Balancetes |
| 806 - |
Documentos dos Sócios ( xerox ) |
| 807 - |
Marcas e Patentes |
| 808 - |
Correspondências |
| 809 - |
Consultas |
| 810 - |
Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS |
| 811 - |
Escrituras |
| 812 - |
Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP |
| 813 - |
Ajustes de Balanço |
| 814 - |
Laudo de Avaliação |
| 815 - |
Relatórios |
| 816 - |
Inventário |
| 817 |
Depósito Inicial |
| 818 |
Cadastro de Fornecedores e Associações |
| 819 |
Convocações |
| 820 - |
Atestado de Residência e Capacidade Técnica |
| 821 - |
Cadastro de Bancos |
| 822 - |
Mapas de Depreciações |
| 823 - |
Alvarás |
| 824 - |
Seguros |
| 825 - |
Carta de Fiança |
| 826 - |
Eletrobras |
| 827 - |
BNDES |
| 828 - |
Consórcios |
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
| 1- |
Guias de Recolhimento do INSS |
9 - |
Guias de Apuração e Recolhimento do ICM |
| 2- |
Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS |
10 - |
Guias de Apuração e Recolhimento do IPI |
| 3 - |
Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social |
11 - |
|
| 4 - |
Guias de Recolhimento do ISS |
12 - |
|
| 5 - |
Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados |
13 - |
Orientações e Comunicados |
| 6 - |
Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS |
14 - |
Memos – Empresa Contábil |
| 7 - |
Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial |
15 - |
|
| 8 - |
Folhas e Envelopes de Pagamento |
16 - |
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| PASTA C/3 |
PASTA D/4 |
| |
|
|
|
| 17- |
Balanços |
25 - |
Fichas Financeiras e Informes de Rendim. |
| 18- |
Balancetes |
26 - |
Folhas de Pagamento e Pro-Labore |
| 19- |
Cadastros e Declarações |
27 - |
|
| 20- |
IBGE |
28 - |
|
| 21- |
DCTF |
29 - |
|
| 22- |
|
30 - |
|
| 23- |
|
31 - |
|
| 24- |
|
32 - |
Documentos dos Autônomos |
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
PASTA E/5 |
|
|
| |
FUNCIONÁRIOS |
|
|
| 33- |
|
|
40 – Empregados Desligados |
| 34- |
|
|
40.1 - |
| 35- |
|
|
40.2 - |
| 36- |
|
|
40.3 - |
| 37- |
|
|
40.4 - |
| 38- |
|
|
40.5 - |
| 39- |
|
|
40.6 - |
| |
|
|
40.7 - |
| |
|
|
40.8 - |
| |
|
|
40.9 - |
| |
|
|
40.10 - |
| |
|
|
|
Prazos para guarda de documentos
A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.
