1) Introdução
A resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) [1] trouxe importantes avanços e novidades para a gestão documental e a gestão da gestão do Poder Judiciário. Em razão da natureza de resolução do ato aprovado, a disciplina da matéria adquire caráter obrigatório aos tribunais do país, então inexistente na anterior Recomendação CNJ 37/2011.

A norma recente sintetiza o amadurecimento e a expansão do Programa Nacional de Gestão Documental e Gestão do Poder Judiciário (Proname) do CNJ, existente há pouco mais de uma década, não só pela sua força cogente, mas também pela disciplina da gestão dos documentos digitais e da gestão da gestão. Os processos judiciais eletrônicos, que tiveram considerável incremento nos últimos anos, ainda não contam com tratamento arquivístico em ambiente de preservação digital sistêmica. A gestão da gestão, a seu turno, veio a ser sistematizada por diretrizes e regras, pela primeira vez.

A gestão documental, decorrente de mandamento constitucional, existe para assegurar o acesso à informação e a integridade dos documentos para o exercício de direitos pelo cidadão durante o tempo necessário para tal. Também existe para garantir a preservação dos documentos históricos, que fazem parte do patrimônio cultural nacional.

Muitos órgãos do Poder Judiciário implementaram políticas de gestão documental nos últimos anos e conseguiram progressos na matéria. A nova resolução, ao estabelecer diretrizes e normas, traz maior embasamento não apenas para o descarte seguro dos processos, cuja custódia não seja mais necessária em razão do cumprimento de suas finalidades, mas também para a preservação daqueles de guarda permanente. Com isso, espera-se alcançar considerável economia de recursos humanos e materiais empregados no armazenamento da massa documental, assim como tratamento mais adequado de conservação dos processos históricos para maior difusão e acesso a esse patrimônio cultural.

Nos parágrafos seguintes, veremos os principais fundamentos constitucionais e legais da gestão documental e da gestão da gestão, breve histórico do Proname do CNJ e as principais novidades encampadas pela resolução CNJ 324/2020 na normatização da matéria.

2) Fundamentos constitucionais e legais
A gestão documental e a gestão da gestão, tratadas pela resolução, encontram seus fundamentos na Constituição Federal, que prevê, em seu artigo 5º, incisos XIV e XXXIII, o acesso à informação como direito fundamental, garantindo a todos o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.

De maneira expressa, a Constituição prescreve, no artigo 216, parágrafo 2º, que cabem à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

Por outro lado, o Estado deve garantir a todos o pleno exercício dos direitos culturais e o acesso às fontes da cultura nacional, conforme artigo 215.

Os acervos documentais e a memória do Poder Judiciário fazem parte do patrimônio cultural brasileiro, cabendo ao Estado, com o apoio da comunidade, sua promoção e proteção, conforme artigo 216, inciso IV e parágrafo 1º.

Ao Conselho Nacional de Justiça, nos termos do artigo 103-B, parágrafo 4º, da Constituição Federal, compete o controle da atuação administrativa do Poder Judiciário, em que se incluem a coordenação e a normatização das políticas de gestão documental e da gestão.

Portanto, é necessário situar essa temática sob o prisma constitucional e dos direitos fundamentais, pois ainda subsiste desconhecimento sobre a matéria e o relevante papel das unidades de gestão documental e dos arquivos judiciais como guardiães de rico patrimônio histórico, que contém múltiplas fontes de pesquisa a variados ramos da ciência.

Ademais, muitos diplomas normativos embasam a matéria, tais como as Leis nºs 8159/91, 9605/98, 11.419/06, 12.527/11, das quais se destaca a primeira, que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, determinando o dever de o Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

3) Breve Histórico do Proname do CNJ
O Programa Nacional de Gestão Documental e Gestão do Poder Judiciário (Proname) foi lançado em 12 de dezembro de 2008 por meio de acordo de cooperação entre o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), vinculado ao Arquivo Nacional [2].

O termo de cooperação tinha como objetivos, entre outros, o desenvolvimento de ações integradas com foco na implantação de política pública nacional de gestão documental e memória do Poder Judiciário; padronização das práticas e instrumentos de gerenciamento arquivístico, contemplando a harmonização dos prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo; preservação e divulgação dos documentos históricos do Poder Judiciário [3].

No ano seguinte, em 2009, o programa teve início efetivo com a criação de comitê [4], que tem como principal função propor instrumentos de gestão documental e normas do Programa Nacional de Gestão Documental e Gestão do Poder Judiciário-Proname [5] ao CNJ. O Comitê do Proname, composto por representantes de todos os segmentos do Poder Judiciário, do próprio CNJ e do Conarq [6], tem importante papel para o desenvolvimento das políticas de gestão documental e gestão do Poder Judiciário.

Como resultado desse trabalho inicial, foi editada a Recomendação CNJ 37/2011, que elencava diretrizes e instrumentos do programa, critérios de avaliação de documentos para eliminação ou destinação à guarda permanente. A recomendação representou notável avanço ao trazer essas orientações de gestão documental para o Poder Judiciário, servindo de base para a instituição das políticas próprias dos vários órgãos [7]. Houve evolução com a edição da Recomendação CNJ 46/2013, que possibilitou a celebração de convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e universitário para auxílio nas atividades de gestão documental.

Nos últimos meses, o programa teve notáveis progressos com a edição da resolução CNJ 296/2019 [8], que criou a Comissão Permanente de Gestão Documental e Gestão, a resolução CNJ 316/2020 [9], que instituiu o 10 de Maio como Dia da Gestão do Poder Judiciário [10] e da resolução CNJ 324/2020, ora em análise.

4) Resolução CNJ 324/2020: principais aspectos
A resolução é composta por quarenta e quatro artigos distribuídos da seguinte forma: Capítulo I. Das Disposições Preliminares (artigos 1 a 3); Capítulo II. Do Proname (artigos 4 a 7); Capítulo III. Do Comitê do Proname (artigos 8 a 10); Capítulo IV. Da Comissão Permanente de Avaliação documental (artigos 11 a 14); Capítulo V. Das Normas de gestão de documentos (artigos 15 a 30), subdividido em Seção I. Da Avaliação e Destinação de documentos e Seção II. Dos documentos e Processos de Guarda Permanente; Capítulo VI. Da gestão de documentos digitais (artigos 31 a 34); Capítulo VII. Da Conversão do Suporte (artigos 35 a 36); Capítulo VIII. Da gestão da gestão do Poder Judiciário (artigos 37 a 40); Capítulo IX. Das Disposições Finais (artigos 41 a 44).

Os principais aspectos da resolução são tratados a seguir.

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