Atender o cumprimento das obrigações legais e fiscais é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas e, por isso, os empreendedores devem estar atentos a uma questão que impacta diretamente na saúde financeira: a emissão da nota fiscal eletrônica (NFe) .

É por meio desse documento que a empresa presta contas para o Fisco Estadual e Federal, por exemplo, logo, um erro nesse procedimento pode ocasionar em multas e penalidades. Para auxiliar as empresas e facilitar esse processo tão essencial, a IOB, smart tech que une conteúdo e tecnologia para potencializar empresas e escritórios de contabilidade, preparou dicas para a sua empresa.

A primeira dica passada pela especialista tributária da IOB, Renata Queiroz, é prestar a atenção na Natureza das Operações.

De acordo com Queiroz, os erros geralmente acontecem quando a nota se refere a uma operação que não faz parte da rotina do negócio.

Por exemplo, quando um estabelecimento comercial que está habituado a emitir notas de venda direta ao consumidor, mas, eventualmente, faz notas de devolução de mercadoria ou transferência entre filiais. “Aqui temos que ficar atentos a cada operação, isso significa não efetuar os processos de forma automática. Lembre-se que é necessário assinalar uma natureza da operação para cada NFe”, afirma.

Um outro equívoco que muitos contribuintes comentem é indicar o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) errado.

“Existe um código exato e correto de CFOP para cada operação, vinculado à natureza da operação. Para encontrá-lo, acesse o site da Sefaz do Estado em que a sua empresa está estabelecida. Se tiver dúvidas, é recomendável consultar seu contador ou contratar um serviço de consultoria em legislação, como a IOB Consultoria”, destaca a especialista.

O 3º apontamento que a especialista fez é: “cuidado com erros ligados ao Código de Situação Tributária da mercadoria (CST) , que nada mais é do que uma sequência numérica que determina a origem da mercadoria e tributação que será aplicada a cada produto.

Este código informa se a origem da mercadoria, é nacional ou importada, e as regras de recolhimento de ICMS aplicada”. Nesse sentido, Queiroz ressalta que, se houver descuido no preenchimento do dado, afetará diretamente o recolhimento de ICMS da empresa, logo, é importantíssimo que se evite erros desta natureza.

Sabemos que os CSTs, atualmente, são diferentes para o regime normal, comparado ao Simples Nacional. Para as empresas do regime normal, os CSTs estão previstos no Convênio Sem Número (SN) de 15 de dezembro de 1970, já para as empresas enquadradas no Simples Nacional, no Ajuste 03/2010. Vale o lembrete que, a partir de 3 de abril de 2023, esses códigos serão padronizados para ambos os regimes e estarão disponíveis no Convênio SN com suas atualizações.

Por fim, a expert da IOB destaca que erros ligados à composição da base de cálculo do ICMS, ao preenchimento dos campos que estão fora do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e à falta de um emissor digital de notas fiscais podem dificultar a vida fiscal e contábil da empresa.

A especialista alerta que o valor do ICMS sobre a nota fiscal de um produto deve levar em consideração também despesas de frete, seguro e despesas acessórias, entre outros, em sua base de cálculo, não apenas a despesa segregada do produto. “A tributação em regra é aplicada a todo custo com a operação envolvida na compra do cliente e entrega do produto. Caso contrário, a sua empresa está cometendo crime de sonegação fiscal”, alerta.

No que diz respeito ao preenchimento da NF-e, o que de fato importa, é o arquivo XML, que é a base da nota, e não apenas as informações que constam no Danfe. Caso um campo deixe de ser preenchido ou for preenchido com erro, a nota está incorreta e pode ser rejeitada.

Outro erro frequente, e pouco divulgado, é quando ocorre a denegação da nota porque o cliente tem algum problema cadastral que bloqueia sua inscrição estadual. “Esse é um erro que não ocorre na emissão da nota em si, mas quando o departamento comercial ou o próprio empreendedor fecha negócio com outra empresa e não checa de forma antecipada a situação cadastral do cliente”, afirma Queiroz. Para se evitar que uma nota seja denegada, lembre-se de checar no Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC) a situação cadastral do cliente.

Um empreendedor, necessariamente, precisa ter um emissor de notas que seja seguro, como, por exemplo, o IOB Emissor. A solução permite que se tenha, em segundos, notas fiscais on-line, dos tipos NF-e, NFC-e, NFP-e, NFS-e, CT-e e MDF-e. Além disso, é possível fazer o cálculo automático de informações com seu contator e gerar relatórios gerenciais das notas emitidas.