Grupo de trabalho formado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) com representantes de diferentes tribunais de todo o país finalizou, na última semana, o processo de atualização das regras que vão orientar a aquisição, o desenvolvimento e a avaliação de sistemas de gestão de processos e documentos institucionais da Justiça. Assim são considerados os sistemas informatizados de gestão dos documentos relacionados tanto às atividades-fim (judiciais) quanto às chamadas atividades-meio (administrativas).

As primeiras regras foram criadas em 2009, com a preocupação de preservar as informações contidas nos documentos em formato digital, que à época ganhavam volume nos tribunais. O conjunto de requisitos dos sistemas precisava ser atualizado depois de 13 anos de evolução tecnológica e de mudanças na legislação e nos normativos editados pelo CNJ para o Poder Judiciário.

Chamado de Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro (MoReq-Jus), o conjunto de regras é responsável por controlar os inúmeros sistemas nos quais a magistratura e servidores e servidoras movimentam documentos e processos que requerem confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

A conselheira Salise Sanchotene elencou as leis e normas alteradas desde a edição da Resolução CNJ n. 91/2009. “São muitos documentos que se sucederam ao longo do tempo, tanto em âmbito normativo interno do CNJ quanto em âmbito legislativo, que devemos atender para estar de acordo e conforme aos requisitos que temos de estabelecer nesse trabalho que finalizamos esta semana”, afirmou a conselheira, que preside a Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário.

Como a natureza dos documentos que tramitam no Poder Judiciário é diversa, a regulamentação dos sistemas de gestão dos chamados documentos arquivísticos é afetada por normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), leis do Congresso Nacional – como é o caso da Lei de Acesso à Informação (12.527/11) e do novo Código de Processo Civil, 2016 – e por resoluções do CNJ. O Conselho, por exemplo, editou inúmeras resoluções relativas à digitalização dos processos judiciais e da transição tecnológica promovida nas atividades Poder Judiciário, ao longo de 13 anos.

Um dos objetos de análise e discussão na reunião foi a proposta de regulamentação de digitalização de documentos judiciais e administrativos, que esteve em consulta pública até o último dia 21 de junho. A reunião realizada presencialmente, em Pirenópolis (GO), conclui um processo iniciado em outubro de 2021. Participaram do processo representantes da magistratura, servidores e servidoras de diferentes ramos da Justiça (Estadual, Federal, Eleitoral, Trabalho) e especialistas da área da tecnologia da informação e das ciências da informação, sob a coordenação do juiz do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) Carlos Alexandre Böttcher.

O magistrado destacou a interdisciplinariedade da equipe que discutiu a atualização do MoReq-Jus. “Pela primeira vez, conseguimos trabalhar e dialogar, com entendimento, arquivistas de um lado e técnicos de TI, de outro. A gestão de documentos foi regulamentada em 2009 e desde então a TI criou sistemas sem que as duas áreas se conversassem ao longo de mais de uma década. Vejo como um ponto extremamente positivo que esses dois setores consigam finalmente dialogar sobre sistemas informatizados que lidam com gestão de documentos e preservação digital”, afirmou Böttcher, que tem doutorado na área de História do Direito.