Empresas devem ficar atentas às mudanças na legislação para evitar multas.

As áreas trabalhista e previdenciária estão sujeitas a frequentes modificações na legislação, o que demanda constante acompanhamento por parte das empresas. 

Em 2023, especificamente, diversas normas foram alteradas e outras incluídas. Quem não se atualizar, pode estar sujeito a multas e penalidades.

Confira as dez principais alterações na legislação que terão impacto na rotina das empresas neste ano.

eSocial

A partir de outubro, os empregadores passam a ser obrigados a incluir informações relativas a processos trabalhistas no eSocial.

O prazo para enviar esses dados ao sistema é até o dia 15 do mês seguinte à conclusão dos processos trabalhistas com decisões definitivas, acordos homologados e ordens judiciais.

Mudanças na EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) , também foi alterada.

A partir de setembro, devem ser incluídos os tributos federais retidos na fonte. Isso faz parte da transição da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) para a EFD-Reinf, que será substituída a partir dos fatos geradores de janeiro do ano de 2024, sendo eliminada em 2025.

Após a transmissão do eSocial e da EFD-Reinf, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) emitirá uma única guia para o pagamento de todos esses tributos. Essa unificação exigirá que as empresas alinhem suas informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

FGTS digital

A implementação do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) Digital está prevista para janeiro de 2024, mas o sistema já está em fase de teste e disponível para os empregadores. Essa novidade substituirá o Sefip na geração de guias para pagamento da contribuição mensal ou rescisória.

Uma importante mudança é o prazo de recolhimento do FGTS mensal, que passará para o 20º dia do mês subsequente à competência. No entanto, até a implementação completa do sistema, o prazo continua sendo o 7º dia do mês seguinte à competência.

Igualdade salarial

A Lei nº 14.611/2023, em vigor desde julho, estabeleceu novas regras para garantir a igualdade salarial entre homens e mulheres e combater a discriminação nos critérios de remuneração por gênero, raça, etnia, origem ou idade.

Essa igualdade deve ser assegurada por meio de medidas como a criação de canais específicos para denúncias, programas de diversidade e inclusão para a capacitação de gestores, líderes e funcionários.

Empresas com 100 ou mais empregados também são obrigadas a publicar relatórios semestrais de transparência salarial e critérios remuneratórios.

Dados étnico-raciais

Desde abril, os empregadores são obrigados a registrar informações étnico-raciais em documentos de admissão, demissão e formulários de acidentes de trabalho.

Esses registros e documentos trabalhistas devem incluir um campo para a identificação étnico-racial dos funcionários, preenchido com base na autodeclaração.

Combate ao assédio e violência

Empresas que possuem uma Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio (CIPAA) têm diversas obrigações a cumprir desde março de 2023, conforme determinado pela Portaria nº 4.219/2022. 

Isso inclui a adoção de medidas para prevenir e combater o assédio sexual e outras formas de violência no ambiente de trabalho.

Obrigações de SST

Desde janeiro de 2023, os empregadores devem enviar informações de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) por meio do eSocial, sob pena de multas.

Essas informações incluem o registro de acidentes de trabalho, a elaboração e atualização do Perfil Profissiográfico Previdenciário, monitoramento da saúde dos trabalhadores e dados sobre exposição a agentes nocivos para fins de aposentadoria especial.

Portabilidade do vale-refeição

Em agosto, o Decreto 11.678/2023 tratou da portabilidade do vale-refeição e vale-alimentação oferecidos pelo Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT).

Esse novo modelo visa aumentar a concorrência no setor, permitindo que os trabalhadores escolham a empresa responsável por administrar esse benefício. 

Além disso, as empresas beneficiárias do PAT devem implementar programas para promover e monitorar a saúde alimentar e nutricional de seus empregados.

Fator Acidentário de Prevenção

O Fator Acidentário de Prevenção (FAP) é aplicado à folha de pagamento das empresas para custear benefícios decorrentes de acidentes de trabalho e aposentadorias especiais.

Como o FAP afeta as contribuições previdenciárias das empresas, é importante verificar o índice atribuído pelo governo, que é publicado até o final de setembro.

Se a empresa discordar do valor atribuído, ela pode contestar e recorrer até o final de novembro. Além disso, é importante observar que o sistema de consulta, contestação e recurso agora é realizado por meio do Gov.br, não mais pela senha cadastrada na Receita Federal.

Informações sobre plano de saúde

Uma mudança significativa que está em andamento diz respeito às informações sobre os pagamentos feitos a planos de saúde coletivos empresariais como benefício para os funcionários, atualmente reportados por meio da DIRF.

Com a extinção da Dirf em 2024, será necessário prestar atenção à nova forma de apresentação dessas informações sobre os planos de saúde, que ainda será definida pela Receita Federal.

Conclusão

É essencial acompanhar a legislação para cumprir as obrigações estabelecidas pelo governo federal. Uma forma de fazer isso é acompanhar o Portal Contábeis que publica diariamente notícias relacionadas ao universo trabalhista e previdenciário, além de tributário, econômico, empresarial e tecnológico.